【製薬企業さま必見】医師向けウェビナーのコツ｜やり方、現状や課題、ポイントを紹介

医師向けウェビナーの実施を考えているものの、社内にノウハウがなく、頭を悩ませている担当者は多いのではないでしょうか。ウェビナーを成功させるには、配信環境を整えるだけでなく、入念な事前準備や参加者へのアフターケアが不可欠です。

医師向けウェビナーの現状

医師が製薬会社から情報を得る手段は、「講演会」や「医薬情報担当者（以下、MR）による面談・電話」が主流でした。中でも講演会は、製薬会社から情報を得るだけでなく、同業者である医師同士の情報交換の場としても大きな役割を果たしていました。

現在もこうした従来の手段が活用されていることには変わりありませんが、新型コロナウイルス感染症の流行を機に、新たに浸透し始めたのがウェビナーです。ウェビナーは「Web」と「セミナー」を組み合わせた用語で、インターネット環境さえ整えれば場所にかかわらず参加できる点がメリットです。

従来の手段に比べて手軽に参加できることから、ウェビナーで情報を得る医師が増えています。結果として、オンライン形式が一般化し、現在では従来のオフライン講演会とウェビナーを組み合わせたハイブリッド形式が多く見られるようになっています。この形式は、医師にとって利便性を高めるだけでなく、製薬会社にとっても効率的な情報提供手段としての需要が高まっています。

医師向けウェビナーの準備からやり方まで

オンラインであることに限ったことではありませんが、ウェビナーは開催する製薬会社側にとって、少なからぬ負担がかかります。話す内容を事前に決めておく以外にも、企画やアフターケアなどのさまざまな準備が必要になる点に注意が必要です。開催に向けた準備の大まかな流れは以下の通りです。

ステップ①企画
　・ウェビナーの開催目的の策定
　・ターゲットの明確化
　・配信内容の決定
　・トークスクリプトの作成
　・開催日や講師（登壇者）のスケジュール調整
　・配信場所の確保

ステップ➁事前準備
　・担当者によるリハーサル
　・ナレーション原稿やマニュアルの作成
　・機材やシステムのチェック
　・アンケート作成
　・ウェビナーの開催を参加者に知らせるリマインドメールの送信

ステップ③実施
　・当日、登壇者や参加者へのサポートおよびフォロー
　・開催中のＱ&Ａ対応

ステップ④アフターケア
　・アンケートの実施
　・レポート作成
　・登壇者、参加者へのお礼メール送信またはコール対応など

企画からアフターケアまで、すべて自社だけでやり切ろうとすると多大な時間と労力がかかります。必要に応じて、ウェビナー支援サービスの利用を検討しましょう。

医師向けウェビナー成功のポイント

事前準備を怠ってしまうと、思うように参加者が集まらなかったり、開催中に機材や通信のトラブルが頻発してしまったりなどの失敗につながる可能性があります。ウェビナーを成功させるために、以下の5つのポイントを意識しましょう。

早めにスケジュール確保をする

専門分野や労働環境にもよりますが、一般的に医師は多忙な傾向にあります。ウェビナーの開催を数日前や1週間前に突然伝えてもスケジュールの調整が難しいため、余裕を持って開催日を連絡しておきましょう。

長期休暇や繁忙期を避けつつ、多くの医師が参加しやすいように配慮すると、候補となる日程はどうしても限られてしまいます。遅くとも3ヵ月程度前を目安に開催日を決定し、早めに知らせることが大切です。

医師が忘れないようにリマインドをする

ウェビナーの開催を一度知らせるだけでは、思うように参加者が集まらない可能性があります。特に、講演会やウェビナーへの参加機会が多い医師の場合、うっかり忘れてしまうことも考えられるため、リマインドを丁寧に行うように心がけましょう。

開催日が決まったタイミングで最初のメールを送り、その後開催の1ヵ月前、1週間前というように、段階的にお知らせすると効果的です。また、事前に準備してもらいたいことや必要なツールなどがあれば、リマインドの際に一緒に伝えておくと当日の進行がスムーズになります。

高品質配信を心がける

映像や音声に頻繁なトラブルがあっては、わざわざ開催したウェビナーの時間を有効活用できなくなってしまいます。特に医師は忙しい時間を縫って参加してくれます。参加者に満足してもらい、ウェビナーの成功につなげるために、低通信量の場所からでもストレスなく視聴できる環境を整えることが大切です。

事前に映像や音声を確認しておくのはもちろん、開催当日も参加者からの見え方をこまめにチェックし、すばやくトラブルに対処できるよう心がけましょう。

登壇／参加医師への配信後のアフターケアを用意する

ウェビナーは配信後のアフターケアも重要なポイントです。一方的に情報を伝えて終わりではなく、参加者が疑問を解消したり、知見を深めたりできる工夫を取り入れましょう。具体的には、以下のような方法が例に挙げられます。

アフターケアの例
　・質問への回答窓口の設置
　・見逃し配信の実施
　・アンケートの実施
　・お礼メールの送信

配信の改善点を明らかにし、次回以降のウェビナーに役立てるためには、参加者一人ひとりに寄り添ったアフターケアが大切です。また、登壇医師へのフォローも必要不可欠です。ウェビナーの開催に不慣れな状況では、入念な準備をしたとしても思わぬ失敗をする可能性が考えられます。忙しさなどから、アフターケアまで手が回らないといった事態も考えられるでしょう。その一方で、ウェビナー支援サービスでは、当日のサポートはもちろん、開催前のリハーサル支援から、参加者、登壇医師へのアフターケアまで包括的に支援してくれます。

ウェビナー支援サービスを利用する

ウェビナー支援サービスでは、企画からアフターケアまでの幅広いサポートを受けられます。

ウェビナー支援サービスを利用するメリット
・ノウハウがなくても安心してウェビナーを開催できる
・担当者の負担を軽減できる
・準備や雑務を任せることで、配信そのものに集中できる
・登壇者や参加医師へのアフターケアを任せられる

提供する企業によって、ウェビナー支援サービスの強みは異なります。そのため、医師向けのウェビナーを開催する際は、医療分野に豊富な知識と実績があるサービスを選ぶのがおすすめです。

ベルシステム24のウェビナーサポート

株式会社ベルシステム24は、コンタクトセンターのアウトソーシング事業を展開する企業です。メディカルコンタクトセンター業務を通じて培ったノウハウを生かし、ウェビナー開催の支援やアウトバンドコール、バックオフィスサービスなどの豊富なサービスを提供しています。主な支援内容は以下の通りです。

ベルシステム24によるウェビナー支援サービスの内容
　・関連会社との連携による企画、集客支援
　・事前準備：ナレーション原稿の作成、スライドレビューの実施など
　・リハーサル支援
　・開催当日のサポート：画面切り替えやトラブルへの対応、影アナウンス、登壇した医師へのサポート、Q&Aのまとめなど
　・配信後のアフターケア：アンケートの実施、お礼メールの送信など
　※ウェビナーに限らず対面形式の講演会サポートも実績あり

また、希望に応じて登壇医師へのサポートも行っています。
企画からアフターケアまで、医師向けウェビナーの手厚いサポートを行っているのがベルシステム24のサービスの特徴です。

関連記事：メディカルマーケティング（ウェビナー支援、アウトバウンドコール、疾患啓発）｜株式会社ベルシステム24

まとめ

ウェビナーを成功につなげるためには、入念な事前準備が欠かせません。開催の目的やターゲットを明確にしたうえで、参加者がストレスなく視聴できる環境を整えるように心がけましょう。

自社だけで企画からアフターケアまでやり切るのが難しい場合は、ウェビナー支援サービスの利用をおすすめします。手厚いサポートを行う支援サービスを上手に活用すれば、担当者の負担を軽減しながら質の高いウェビナーを実現可能です。